Tipps für die Projektarbeit

Sie setzen sich in Ihrem Dorf, Ihrem Stadtgebiet, Ihrer Nachbarschaft gemeinsam mit anderen Menschen für ein soziales, friedliches Miteinander ein? Dann kann Ihnen diese Rubrik hilfreich werden. Monat für Monat stellen wir hier einen Baustein für erfolgreiche Projektarbeit vor. Dazu gehören Kreativitätstechniken, die uns helfen, ausgetretene Pfade zu verlassen, dazu gehören auch Anregungen für die Öffentlichkeitsarbeit oder Tipps für den Umgang in Überlastungssituationen. Sicher kennen Sie aus Ihrer Arbeit weitere solcher hilfreicher Werkzeuge. Teilen Sie diesen Schatz mit anderen. Schreiben Sie uns Ihre Anregungen für erfolgreiche Projektarbeit, wir stellen diese dann hier auf diese Seite.

I Ein sanfter Beginn - die Pause

Arbeiten Sie in einer Initiative oder einem Verein mit und gehen Sie dort regelmäßig zu Besprechungen? Dann kennen Sie sicherlich das Phänomen des verzögerten Anfangs. War das Treffen auf 18 Uhr angesetzt, trudeln die Beteiligten wahrscheinlich zwischen 17.45 Uhr und 18.20 Uhr ein.

Für diejenigen, die pünktlich waren, beginnt die Sitzung dann bereits mit schlechter Laune wegen der Warterei. Diejenigen, die später kamen, starten gehetzt in die Besprechung, da sie keine Zeit zum Ankommen hatten. Zudem spüren sie den Unmut der anderen. Nicht die besten Voraussetzungen für ein konstruktives, kreatives, effektives und fröhliches Treffen.

Probieren Sie mal, Ihre Sitzungen mit einer PAUSE zu beginnen. Planen Sie von 18.00 Uhr bis 18.20 Uhr eine Pause ein und nehmen diese auch in die Tagesordnung auf. Sie können dadurch nichts verlieren und nur gewinnen. Auch bisher haben sie real nicht früher als 18.20 Uhr begonnen. Nun haben Sie die Möglichkeit für einen Wiedersehensplausch, sie können sich über das Wetter, die Freundin oder das Mittagessen unterhalten – alles Sachen, die erledigt sein wollen, wenn man sich nach einer Weile (einer Woche oder einem Monat) mal wieder trifft.

Sie werden sehen, dass der Start mit einer Pause einen entspannten Einstieg ermöglicht und damit positive Auswirkungen auf die ganze Besprechung haben kann. Wichtig ist, dass die Zusammenkunft weiterhin um 18.00 beginnt, die Pause gehört dazu.

II Ideenreichtum nach Rezept

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Mit der 6-5-3 – Methode erhalten Sie schnell eine große Anzahl von Ansätzen, wie Sie eine Herausforderung angehen können:

Sechs Personen erhalten je einen Zettel (s.o.) und notieren darauf in 5 Minuten 3 Ideen. Anschließend werden die Zettel an den Nachbarn weitergegeben. Dieser hat wiederum 5 Minuten Zeit, um die 3 Vorschläge zu lesen und sie um eigene Einfälle zu ergänzen.

Spinnen ist ausdrücklich erwünscht. Je phantastischer, um so besser.

Nachdem alle Zettel einmal gekreist sind, haben Sie bei 6 Beteiligten 108 Ideen zusammengetragen. Jetzt sortieren Sie diese nach direkt umsetzbaren, weiter zu bearbeitenden und unbrauchbaren Vorschlägen.

III Die Bürde der unerledigten Aufgaben

Die regelmäßigen Arbeitstreffen Ihrer Gruppe sind bereits gut strukturiert. Sie setzen sich Ziele, die positiv formuliert, konkret und machbar sind. Sie halten genau fest, wer mit wem bis wann was erledigt haben wird.

Und dennoch kommt es immer wieder dazu, dass die Vorhaben nicht ausgeführt werden. Diese Aufgaben schleppen Sie dann von Treffen zu Treffen weiter, das drückt die Stimmung, weil das Augenmerk auf dem Nichterledigten liegt statt auf den Erfolgen.

Entledigen Sie sich dieser Last: Beginnen Sie jedes Treffen mit einer kurzen Sichtung, welche Vorhaben nicht weiterbearbeitet wurden. Entscheiden Sie, ob das Vorhaben weiterhin aktuell ist und setzen Sie es ggf. wieder auf die Agenda.

Nachdem eine Aufgabe drei Mal in Folge nicht angegangen wurde, fliegt sie aus der Liste der Vorhaben heraus. Reinigen Sie Ihren selbst gestellten Arbeitsplan und befreien Sie sich dadurch von hemmenden „Man-müsste-doch“.

IV KEKK in die Medien

Kurz – Ihre Pressemitteilung passt auf eine Seite. Auch, wenn sie einen
1 ½-fachen Zeilenabstand wählen und rechts vier cm Rand lassen.

Einfach – Beantworten Sie die „W-Fragen“: Wer? Was? Wann? Wo? Wie? Warum? Vermeiden Sie Fremdwörter und Schachtelsätze.

Konkret – Suchen Sie sich einen „Aufhänger“: Eine besondere Veranstaltung, einen Jahrestag, ein ungewöhnliches Ereignis.

Knackig – Die Überschrift macht Lust auf den Text. Arbeiten Sie mit sprachlichen Bildern oder Wortspielen.

Und außerdem? Natürlich nennen Sie in der Mitteilung eine Ansprechperson und deren Kontaktdaten. Sie sollte inhaltlich kompetent sein und die Öffentlichkeitsarbeit kontinuierlich übernehmen. Beziehungen zu Journalisten wollen gepflegt werden. Die direkte Ansprache erreicht mehr als ein „blindes“ Streuen über einen großen Verteiler.

Wenn Sie ganz viel zu sagen haben, fügen Sie Ihrer Pressemitteilung ein Datenblatt bei, auf dem alle Fakten (Zahlen sind wichtig) aufgeführt sind.

V Die Morphologische Matrix - eine Methode gegen den Tunnelblick

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Wenn Sie eine neue Aktivität planen, kann Ihnen diese Methode helfen, ausgetretene Pfade zu verlassen und ungewöhnliche, überraschende Ideen zu entwickeln.

Stellen Sie sich vor, Sie wollen mit einem Flugblatt auf eine Veranstaltung aufmerksam machen. Sammeln Sie zunächst alle Faktoren, die für das Produkt „Flugblatt“ ausschlaggebend sind: Material, Größe, Form, Verteilung... Anschließend tragen Sie zu jedem Faktor alle vorstellbaren Ausprägungen zusammen:

Zu „Material“: Papier, Pappe, Glas, Holz, Metall, Kunststoff, Textil... Lassen Sie sich hier nicht von Wenns und Abers stören, wichtig ist die Vielfalt der Ideen.

Im dritten Schritt präsentieren Sie sich einige Lösungsvorschläge, indem Sie intuitiv oder per Zufall je eine Ausprägung zu jedem Faktor herausgreifen. Lassen Sie sich überraschen!

In unserem Fall entsteht zum Beispiel: Sie lassen eine tischtuchgroße orange-blaue Kunstoffkugel schwimmen. Oder: Sie verteilen kirschkerngroße bunte rechteckige Holztäfelchen. Oder, oder, oder.

Erst jetzt – mit diesen Ideen im Kopf – wenden Sie sich der Entscheidungsfindung zu und suchen sich eine Kombination, die für Ihr Produkt realisierbar, sinnvoll und angemessen ist.

Vielleicht wird so tatsächlich aus der Flugblattidee die große beschriftete Boje, die an einer vielbegangenen Brücke im Fluss schwimmt und große Aufmerksamkeit auf sich zieht.

VI Schritt für Schritt

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Kennen Sie diese Situation: Sie stehen vor einem solchen Berg von Aufgaben, dass Sie allein die Fülle der zu erledigenden Dinge handlungsunfähig macht? Sie meinen, Sie müssten überall zugleich loslegen – und fassen erschrocken gar nichts mehr an? Vielleicht ist das folgende Schema ein hilfreiches Werkzeug für solche Momente.

Sammeln Sie alle anstehenden Aufgaben und tragen Sie diese entsprechend der Wichtigkeit und der Schwierigkeit ihrer Erledigung in das Diagramm ein.

1 steht im Beispiel für eine wichtige Arbeit, die problemlos erledigt werden kann.

2 meint eine Aufgabe von hoher Priorität, die zugleich schwer zu erreichen ist.

3 bezeichnet eine Aktivität, die nicht sehr wichtig ist, allerdings ohne große Schwierigkeit getan werden kann.

Und 4 steht für eine extrem schwierige und momentan wenig wichtige Arbeit.

Wenn Sie alle anstehenden Aufgaben eingetragen haben, unterteilen Sie das Diagramm in vier Segmente. Nun konzentrieren Sie sich zunächst auf die Arbeiten im Segment 1. Ohne großen Aufwand schaffen Sie sich damit schnell Anfangserfolge, das macht Mut für die weiteren Arbeiten.

Widmen Sie sich als nächstes dem Segment 2. Hier wird es knifflig. Gehen Sie die Aufgaben aus diesem Segment kontinuierlich und ausdauernd an, sie haben größte Wichtigkeit und sind zugleich schwierig umzusetzen.

Die Aktivitäten aus dem Segment 3 erledigen Sie – wenn es sich anbietet. D.h. Sie wenden keine großen Ressourcen auf, um sich damit zu beschäftigen, aber sollte sich die Gelegenheit ergeben, erledigen Sie diese Punkte nebenbei.

Alles, was Sie in den Sektor 4 eingetragen haben, lassen Sie links liegen. Verschwenden Sie Ihre Energie nicht in Schwieriges und Unwichtiges.

VII Die Welt auf den Kopf stellen

Vielen Menschen fällt es leichter, Sachen zu benennen, die sie stören als solche, die sie erfreuen. Oft fallen uns die Risiken eines Vorhabens schneller ein, als die Chancen. Dieses Phänomen lässt sich nutzen:

Verkehren Sie doch mal das Problem, vor dem Sie stehen, in sein Gegenteil. Stellen Sie sich bspw. diese Frage: „Wie erreichen wir es, dass möglichst wenige Besucher zu unserer nächsten Abendveranstaltung kommen?“ Es wird Ihnen leicht fallen, rasch ganz viele Antworten auf diese Frage aufzuschreiben. Anschließend können Sie mühelos aus diesen Antworten konkrete Schritte ableiten, die Ihnen zu einer großen Teilnehmerzahl für Ihre Veranstaltung verhelfen werden.

VIII Das Stimmungsbild zwischendurch

Sie sitzen in einer scheinbar endlosen Besprechung. Einige der Beteiligten sind in eine Diskussion über Nebensächlichkeiten verstrickt, andere scheinen nur noch körperlich anwesend zu sein.

Hier kann ein Blick aus der Vogelperspektive weiterführen: Stellen Sie in die Mitte des Raumes einen  Gegenstand. Dieser symbolisiert das Thema, zu dem Sie sich zusammengefunden haben. Nun sind alle Beteiligten aufgefordert, sich an einen Platz in dem Abstand zum Gegenstand zu stellen, der ihre momentane Entfernung zum Thema widerspiegelt.

Sie erhalten ein ausdrucksstarkes Bild und können sich kurz austauschen über die Gründe dafür, weshalb sich die einzelnen Personen die jeweiligen Orte gesucht haben. Es kommt auch vor, dass der Besprechungsraum für einzelne Beteiligte nicht genug Entfernung ermöglicht, so dass der Ausweg durch die Tür genutzt wird.

Nachdem Sie sich fünf Minuten für diese Übung genommen haben, wird es Ihnen nicht schwer fallen, gemeinsam die richtige Entscheidung für das weitere Vorgehen zu treffen.

IX Punktgenaue Rückmeldung

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Um an der eigenen Arbeit zu wachsen, sich zu verbessern, ist ein reflektierender Rückblick nötig. Eine Möglichkeit, sich Rückmeldungen von anderen zu holen, ist die Methode der Zielscheibe. Sie eignet sich besonders zum Abschluss von längeren (mehrtägigen) Treffen und Workshops.

Zeichnen Sie auf einen großen Bogen Papier (oder mit Kreide auf den Boden) eine „Zielscheibe“ und unterteilen Sie diese in Segmente. Die Anzahl der Segmente entspricht der Zahl der Fragen, zu denen Sie eine Rückmeldung erbitten. Jede Frage wird in einer eigenen Farbe an den Kreis geschrieben. Alle Teilnehmenden erhalten in jeder Farbe ein Zettelchen (es gibt auch spezielle Klebepunkte zu kaufen) und beantwortet für sich die dazugehörige Frage innerhalb der Skala von 1 bis 6. Dabei entspricht die 6 dem „sehr gut“ und die 1 einem „ganz schlecht“. Die entsprechende Ziffer wird auf das Zettelchen geschrieben. Nachdem alle Beteiligten alle Fragen beantwortet haben, kleben oder legen Sie die Zettelchen an die entsprechende Stelle auf der Zielscheibe. Anschließend kann gemeinsam über das Ergebnis gesprochen werden oder man lässt das Bild für sich wirken. Es ist sinnvoll, die Zielscheibe zu fotografieren, um sie später für die Auswertung nutzen zu können.

X Verschiedene Perspektiven nutzen

Um ein Problem gründlich zu verstehen, ist es nützlich, es von vielen verschiedenen Seiten zu betrachten. Ebenso ist es bei der Lösungssuche hilfreich, unterschiedliche Blickwinkel zu nutzen.

Ablauf:

1. JedeR TeilnehmerIn sucht sich aus der folgenden Liste einen „Beruf“ aus oder denkt sich selbst einen aus.
2. Machen Sie sich kurz (2 Min.) allein Gedanken, was „Ihren“ Beruf charakterisiert.
3. Bei der Problemanalyse oder der Lösungssuche bleibt jedeR in der neu angenommenen Rolle.

Berufsliste: Politikerin - PR-Manager - Statistikerin - Kunde - Handwerker - Designerin - Buchhalterin - Arzt - Psychologe - Soziologin - Trainerin - Ökonom - Ingenieurin - Abteilungsleiter - Geschäftsführerin - Journalist - Straßenfeger -Vertreterin der Konkurrenz ...

XI Leibspeise

Viele Köche sind eine enorme Chance für den Brei! - Soll der Volksmund doch sagen, was er will!

Versuchen Sie mal den Beweis:

1. JedeR von Ihnen denkt an ein Lieblingsessen. Erzählen Sie sich diese Gourmetkreationen und entscheiden Sie sich für eine davon.
2. Listen Sie die Bestandteile des Mahls auf und schreiben Sie deren jeweilige Aufgabe daneben.
3. Jetzt widmen Sie sich wieder Ihrem „Brei“, dem aktuellen Problem. Übertragten Sie all’ die zauberhaften Zutaten auf die konkrete Herausforderung.